Je kunt een pagina invullen met blokken. Een blok kan van alles zijn, tekst, een video of bijvoorbeeld een mindmap. Wat ook kan is een database. In dit artikel een inleiding op wat databases in Notion zijn, wat je ermee kan en hoe je ze opzet.

Inleiding

Als we kijken naar de opbouw van Notion, kun je een database zien als een verzameling pagina’s. Waarbij iedere database verschillende eigenschappen (properties) kan hebben. Dit zijn de variabelen van de database. Het grootste verschil met een database in Notion en bijvoorbeeld een werkblad in Excel of Google Sheet is dat iedere ‘rij’ in Notion ook weer een aparte pagina is.

Klein voorbeeld, een database met je taken. Deze database heeft 3 properties, namelijk de naam, de datum en afgerond. Dat zijn de kolomkoppen.

Iedere rij is een pagina

In de groene cirkel op afbeelding 1 zie je hoe je met je muis achter de titel de pagina kan openen. Als je een database aanmaakt, is er altijd één kolom een tekstveld. Hiervan kun je de eigenschap ook niet veranderen. Dit is automatisch ook de titel van de pagina.

Op afbeelding 2 zie je de geopende pagina van taak 1. Daarin zie je dat de kolomkoppen nu onder elkaar staan in het bovenste gedeelte van de pagina. Overigens is de pagina nu in center peek. Je hebt 3 varianten om een pagina te openen, meer daarover lees je in dit artikel.

Op het onderste gedeelte, kun je weer zoveel blokken toevoegen als je wil. Als je daar een blok met een database toevoegt en je herhaalt dit, kun je het bekende Droste effect creëren.

Afb. 1 Een database met 3 pagina’s

Afb. 2. Een geopende pagina (in preview modus) als onderdeel van een database.

Database toevoegen

Afb. 3. Database toevoegen vanaf een lege pagina

Je kunt op verschillende manieren een database toevoegen:

Door een blok toe te voegen en daarbij te kiezen voor een database
Als je een nieuwe pagina opent, die geen onderdeel is van een pagina, krijg je de optie om een database toe te voegen, zoals te zien in afbeelding 3. Bij deze manier, wordt het automatisch een fullpage database.

Verschillende weergaves van databases

Notion kent 6 verschillende weergaves van een databases, namelijk:

een tabel (table)
een lijst (list)
een bord (board)
een gallerij (gallery)
een tijdlijn (timeline)
een kalender (calendar)

Wat zijn de algemene opties rond een database

Afb. 4. Wat zie je bovenin een database

Ik gebruik hiervoor de database die ik hierboven als voorbeeld heb gebruikt. De hele kennisbank die je nu leest, is gemaakt in Notion (uiteraard!).

Links van de database, zie je eerst de titel van de database. Of ‘untiteld’ als je nog geen titel hebt gegeven. Om je Notion overzichtelijk te houden en als je relaties gaat leggen naar een andere database, is het aan te raden altijd een goede titel te kiezen. Naast de titel zie je - + - . Op deze manier kun je een weergave toevoegen en switchen tussen de verschillende weergaves.

Rechts van de database zie je, alleen als je er met je muis overheen gaat, search, de pijltjes, 3 puntjes en new. In sommige gevallen zie je meer, dat heeft met name met de breedte van het scherm en de database te maken. Soms zie je nog filter, sort of bijvoorbeeld properties. Zie je ze niet? Geen probleem, via de 3 puntjes kom je er ook.

Search: voor het doorzoeken van de database
Het schuine pijltje (in de afbeelding tussen search en de 3 puntjes): daarmee zet je de database naar een volle pagina. Als je teruggaat, is het weer een inline database op de pagina. Dit is handig als je alleen die database wil delen met iemand.

Met de 3 puntjes, opent zich een databasemenu, zie afbeelding 5

Delete voor het verwijderen van de hele database
Duplicate: voor het dupliceren
Copy link om de link van de database op een andere plek te kunnen gebruiken
Open as page: zie uitleg hierboven bij het pijltje, dit is dezelfde functie
Database lock: eenmaal gelocked kun je een database niet meer bewerken, tot je de toggle weer omzet. Door die extra handeling, een extra bewustwording stap. Maar ook niet meer dan dat
Properties: hiermee kun je properties aan- en uitzetten en bepalen of ze zichtbaar zijn of niet. Ze zijn dus niet weg, alleen wel of niet zichtbaar.
Templates: daarmee ga je naar de templates voor deze database en kun je deze aanmaken, bewerken en verwijderen.
Filter: om de gegevens in de database te filteren
Sort: om de gegevens in de database te sorteren, bijvoorbeeld op alfabet of datum met nieuwste eerst
Group: daarmee kun je gegevens grouperen.
Turn into page: om de hele database naar een fullpage database om te zetten
Merge with csv: heb je een excel document dat je wil samenvoegen met de bestaande database, dan kan dit via deze optie
Export: zie daarvoor het artikel over exporteren
Move to: om de database te verplaatsen

Afb. 5. Database menu

Een database opbouwen

Grofweg zijn er twee opties om een database op te zetten. Je begint met een tabel, daar zet je alle propertys goed in en je switcht naar de weergave die je het prettigst vindt. Of je weet al wat je nodig hebt en je kiest meteen de juiste weergave. Dit heeft vooral met snelheid en met persoonlijke voorkeur te maken. Zelf bouw ik eigenlijk altijd vanuit de tabel weergave, omdat je daar het snelst de properties kan toevoegen. Bijvoorbeeld bij een lijst weergave, zie je de properties niet standaard staan, maar kun je ze via het database menu (zie afbeelding 5) aanpassen.

Oké, je hebt een fullpage of inline tabel aangemaakt en wil deze nu verder opbouwen.

Na het aanmaken van een tabel database zie je het zoals hieronder.

Database opbouwen

Geef je database een goede titel door op untitled te klikken en een naam te typen. Als je voor fullpage hebt gekozen, is dat de pagina titel
Nu gaan we aan de slag met de properties. Zoals gezegd is de eerste propertie altijd een tekst veld. Je kunt wel de term ‘name’ aanpassen. Dit doe je door er op te klikken en je voorkeur te typen.
Bij een tabel maakt Notion altijd een ‘tags’ propertie aan, dit is een multi-select propertie
Door op de + in de derde kolom te klikken, begin je een nieuwe kolom. Dit is in beginsel een text propertie met de naam ‘column’. Je past de naam op dezelfde manier aan als onder 2. Waar in de afbeelding hiernaast onder property type ‘text’ staan kun je door het pijltje de andere opties zien

Text: voor tekst
Number: voor een nummer
Select en multi-select: hiermee maak je je eigen dropdown menu met als verschil dat je bij multi-select meerdere keuzes in 1 veld kan kiezen
Status: hierbij kun je kiezen voor een status met select eigenschap of checkbox. Standaard zet Notion bij de ‘select’ variant 3 opties klaar ‘Not started’, ‘In progress’ en ‘Done’. Deze zijn ingedeeld in categorieën die je zelf aanmaakt.
Date: voor een datumveld
Person: dan kun je een persoon selecteren die toegang heeft tot de pagina
Files & Media: om documenten toe te kunnen voegen
Checkbox: afvinken van zaken
URL: om websites te vermelden waarop je direct kan doorklikken
E-mail: voor een e-mailadressen om meteen door te kunnen gaan in je mailprogramma
Phone: voor een telefoonnummer
Formula: hiermee kun je formules aanmaken om bijvoorbeeld de leeftijd te bepalen aan de hand van een datumveld. Met formules heb je onwijs veel mogelijkheden.
Relation: om via een relation databases aan elkaar te kunnen koppelen, bijvoorbeeld je taken en projecten database. In dit artikel lees je daar alles over.
Rollup: nadat je een relation hebt gemaakt, kun je via een rollup nog meer gegevens uit de eerste database tonen in een andere. Daarover lees je meer in dit artikel.
Created time: daarmee wordt de datum en tijd dat een pagina aangemaakt is automatisch gegenereerd. Ook als je deze later pas aanzet, zijn deze gegevens altijd actueel.
Created by: door wie is de pagina aangemaakt
Last edited time: vergelijkbaar met created time, alleen dan voor de laatste wijziging die aangebracht is
Last edited by: vergelijkbaar met created by, alleen dan voor de laatste persoon die een wijziging heeft aangebracht.
ID: hiermee kun je automatisch iedere pagina in een database een volgnummer, eventueel met een vaste prefix, instellen.

Als je de juiste properties gekozen hebt, kun je de database met gegevens gaan vullen. Door in een rij onder de kolomhoofden te klikken. Afhankelijk van de propertie die je hebt ingesteld, krijg je bijvoorbeeld bij een datumveld een kalender en bij een select de opties die je gemaakt hebt. In de video daarover meer.