In Notion kun je databases maken. Een database hoeft niet op zich zelf te staan, je kunt ook relaties tussen databases leggen. Waarvoor is dat handig en hoe werkt het? Dat lees je in dit artikel.
Waarvoor zijn relaties tussen databases handig?
Ik geef je een aantal voorbeelden, dat spreekt het meest tot de verbeelding:
- je taken en projecten hebben een relatie met elkaar. Waardoor je taken aan projecten kunt koppelen en bijvoorbeeld het aantal openstaande taken ziet voor een project
- je projecten koppel je aan je doelen (en je projecten weer aan je taken ;-)) om zo je doelen ook echt te halen
- je hebt bedrijven met meerdere contactpersonen? Dan leg je een relatie tussen de databases van de bedrijven en de personen
Zo kan ik nog lang doorgaan. Maar we gaan stap-voor-stap een relatie leggen tussen twee databases. Als voorbeeld gebruik ik taken en projecten. Maar je kunt dit principe op heel veel manieren toepassen.
1. Twee databases
Tikkie voor de hand liggend, maar om een relatie te leggen tussen twee databases, heb je twee databases nodig. In dit geval een takendatabase en een projectendatabase. Voor het voorbeeld maak ik hierbij niet veel properties aan, dat kun je zelf uiteraard wel al doen.
2. Nieuwe kolom
De relatie kun je vanuit alletwee de databases maken, dat maakt niet uit. Maak een nieuwe kolom aan, door op het plusje naast je laatste kolom te kiezen.
3. Property type: relation
Deze kolom heeft de property type relation nodig.
3. Kies de juiste database
Nadat je voor ‘relation’ als property hebt gekozen, krijg je een pop-up, waarbij je de andere database selecteert.
- Type de naam van de database in het veld ‘link to a database …’ of kies direct de database uit de suggesties. Hiervoor is het dus handig dat je database, ook als ze inline zijn, een herkenbare naam geeft.
- Klik op de naam van de database
4. Instellen van de relatie
Je krijgt dan een scherm, zoals hierboven te zien.
- Bovenaan zie je de naam van de property. Deze hoef je niet aan te passen, maar is wel zo handig om te zien wat de kolom precies laat zien.
- Onder ‘related to’ kun je de database nog wijzigen waar de relatie mee is
- Bij limit kun je aangeven of er maximaal 1 pagina tegelijk bij de relation gekozen kan worden per keer of ongelimiteerd. Standaard staat deze op ‘no limit’
- Bij show on … kies je of je wil dat de relatie ook aangemaakt wordt voor de andere database. Met andere woorden, wil je de relatie 1 kant op of 2 kanten op.
Als je alles hebt staan zoals je wil, kies je voor -Add relation-.
5. Automatische kolom
Als je een tweezijdige relatie hebt gemaakt, zie je bij je andere database een nieuwe kolom. Je databases zien er dan uit, zoals op afbeelding 6.
6. Database vullen
Wanneer je nu in een cel klikt van een kolom met de relatie, krijg je de pagina’s uit de andere database te zien. Je kunt hier in zoeken door te typen. Heb je de juiste pagina gevonden, dan selecteer je deze door er op te klikken. Of het blauwe plusje te kiezen.
Staat de pagina er nog niet in? Dan geeft Notion je de optie -create new page-. Daarmee wordt de pagina in de andere database direct aangemaakt.
Je ziet nu, in het voorbeeld, dat Project 1 bestaat uit voorbeeld taak A en B en project 2 uit voorbeeld taak C.
