Je wil niet steeds je hele actielijst zien, als alleen je acties voor vandaag relevant zijn. Of je hele crm als je alleen je leads wil zien. Zo zijn er nog meer voorbeelden te bedenken, waarbij het goed is om een filter aan te brengen. Wat zijn de mogelijkheden en hoe werkt dat? Dat lees je in dit artikel.
Hoe werkt het filter?
Binnen een database staan veel gegevens. Door het filter zorg je ervoor dat je precies dat ziet wat je wil zien. Daarmee zijn de gegevens niet weg. Ze staan nog steeds in de database.
Wanneer je met je muis rechtsboven van een database komt, zie je op volgorde -filter-, -sort-, -vergrootglas voor zoeken- en verder. De eerste optie is waar we nu verder op in gaan. Is het woord blauw, dan weet je dat er een filter actief is. Door er op te klikken, zie je de regel(s) waarop gefilterd wordt, als er al een filter actief is.
Eenvoudig en advanced filter
Notion maakt, sinds een update van maart 2022, een onderscheid in eenvoudig filter en het advanced filter. Het advanced filter is de manier zoals het voor de update altijd ging. Met een advanced filter, kun je een groepen maken, waarbij je bij een regel kiest voor AND of OR. Bij het eenvoudige filter, worden de regels automatisch gestapeld. Kies je dan meerdere regels, dan wordt de pagina alleen getoond als het aan alle regels voldoet.
Een filter start je op 2 manieren:
- via de knop filter, zoals hierboven beschreven. Daar kies je de property waarop je wil filteren of onderin voor - + Add advanced filter -
- Door te klikken op een property en dan kiezen voor filter.
/w=640,quality=80,fit=scale-down)
Wanneer je een regel ingesteld hebt, kun je via de 3 puntjes, de regel alsnog omzetten naar een advanced filter of verwijderen.
De opties die je hebt, verschillen per propertytype. Met een datumveld kun je bijvoorbeeld filteren op vandaag of komende week, met een multi-select kun je op de labels filteren. Hieronder de uitleg per type beschreven.
1. Text
Standaard staat de optie ‘contains’ aan. Door het pijltje direct daarnaast, kun je het wijzigen.
De verschillende opties zijn:
- is: voor de letterlijke bewoording. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofdlettergebruik.
- is not: tegenovergestelde voor is. Hiermee sluit je woorden uit
- contains: bevat een deel van het woord
- does not contain: tegenovergestelde van contains
- starts with en ends with: begint of eindigt met een woord
- is empty: hiermee krijg je alle lege velden
- is not empty: juist de gevulde velden
Als je een keuze hebt gemaakt uit de opties, type je in het veld ‘type a value… ‘ een waarde waar het aan moet voldoen.
Als voorbeeld, je hebt een lijst met namen in je klantendatabase en je wil alle klanten zien, die beginnen met een D.
Name - starts with - D.
2. Nummer
Ook hier heb je een aantal opties, naast ‘is empty’ en ‘is not empty’, kun je kiezen voor (in volgorde) is gelijk aan, is niet gelijk aan, groter dan, kleiner dan, groter dan of gelijk aan, kleiner dan of gelijk aan.
3. Select
In het voorbeeld heb ik twee opties toegevoegd, namelijk ja en nee. Eerst kies je de voorwaarde (is, is niet, is leeg, is niet leeg), daarna voor welke optie je dit wil. Heb je een korte lijst kun je de optie zo aanklikken. Bij een langere lijst, is het handiger om de optie te typen.
4. Multi-select
Vergelijkbaar met select, behalve dat je nu contains (bevat) en does not contain (bevat niet) kunt kiezen als voorwaarde, in plaats van is en is niet.
5. Datum
Bij het filteren van een datum heb je veruit de meeste opties. Afhankelijk van de eerste keuze (zie afb. 12), krijg je nog andere keuzes.
- is: voor die datum.
- Custom date… Dat is dan een statische datum. Alles wat op exact die datum staat, zal Notion tonen aan je.
- today, tomorrow, yesterday: altijd de datum van vandaag, morgen of gisteren. Deze verandert mee met wanneer je werkt in Notion. Doe je dat op 1 juni zie je met filter op ‘vandaag’ alles van 1 juni. Doe je het op 2 juni, zie je alles van 2 juni.
- One week ago: voor alles exact één week geleden. Kijk je dus op 1 juni 2022, dan zie je de velden van 25 mei. Niet de datum tussen 25 mei en 1 juni.
- One week from now: vergelijkbaar met one week ago, maar dan één week vooruit.
- One month ago en one month from now: vergelijkbaar met de twee opties hiervoor, maar dan voor een maand in plaats van een week.
- is before: alles voor een bepaalde datum. Hierbij krijg je dezelfde opties ‘custom date, today, tomorrow … ‘. De datum van vandaag wordt niet meegenomen.
- is after: alles na een bepaalde datum. Ook zonder de datum van vandaag
- is on or before/is on or after: vergelijkbaar met de opties hiervoor, maar met het verschil dat vandaag wel wordt meegenomen.
- is within: is in de periode tussen … Om de opties te zien voor de komende week of maand bijvoorbeeld. Hou er bij deze optie rekening mee dat hij vandaag niet meeneemt. Wil je dat wel, kies dan voor advanced filter en kies voor OR date is today, zoals in afbeelding 15 te zien.
- Hierbij heb je iets andere opties voor de datumrange.
- Is empty en is not empty: de lege rijen en juist de gevulde.
6. Person
Hierbij krijg je een lijst met mensen die toegang hebben tot de pagina waar je bezig bent. En ook hier weer de keuze ‘contains’, ‘does not contain’, ‘is empty’ en ‘is not empty’. Je kunt ook meerdere namen tegelijk aanklikken, dan zal je de rijen zien waarbij die personen geselecteerd zijn.
7. Files & Media
Kan ik heel kort over zijn, op deze property kun je namelijk niet filteren.
8. Checkbox
Je hebt eigenlijk hierbij twee keuzes, is unchecked (vinkje uit) of is checked (vinkje aan). Met daarbij als variant nog ‘is not’ ipv ‘is’. Maar ja, ‘is not unchecked’ levert hetzelfde op als ‘is checked’.
9. URL, e-mail en telefoon
De filters voor URL, e-mail en telefoon werken hetzelfde als bij een tekst veld, zoals onder 1 beschreven.
10. Formule
Hier kun je geen filter op loslaten.
Save for everyone
In dit artikel een speciale vermelding voor de ‘save for everyone’. Deze oranje knop, zie je wanneer je een filter aanpast of instelt én je met meerdere personen op die pagina toegang hebt.
Als je een filter aanzet of wijzigt op een gedeelde pagina, heb je een aantal opties:
- Save for everyone (de grote knop zelf)
Dan ziet iedereen het nieuwe filter. Het oude filter is er dan niet meer. Vergelijk het met de ‘save’ knop in je word of excel.
- Save as new view
Dan maak je een nieuwe filter, waar Notion een extra tabblad voor maakt. Het tabblad waar je in aan het werken was, blijft het filter zoals het was. Vergelijk het met de ‘save as’ knop in je word of excel.
- Merge into advanced filter
Hiermee blijft het oude filter overeind en gaat het over in een advanced filter.
