Waarschijnlijk heb je bij de properties van een database wel eens ‘rollup’ zien staan. Hartstikke leuk, maar je hebt geen idee wat je er nou mee kan. Dus blijf je er maar van af. Troost je, je bent niet de enige. Zo spreek ik vaak mensen. Maar als je het eenmaal door hebt en de mogelijkheden gezien hebt. Geloof mij, dan ga je los met deze functie. Dan maakt het je leven een stuk makkelijker.
Wat is de rollup nou eigenlijk?
Waar je met relatie tussen 2 databases, alleen de titel kunt laten weergeven, kun je met een rollup een stap verder gaan. Of eigenlijk een kolom verder.
Terug naar de relationele database
Om de rollup goed te snappen, is het belangrijk om de relationele database goed te begrijpen. Want dat is de basis. Zonder relatie tussen database, kun je ook geen rollup maken.
We pakken het voorbeeld van de taken en projecten erbij. Via een relatie kun je Voorbeeldactie A koppelen aan Project 1. Je krijgt dan de titels bij elkaar en that’s it. Hartstikke fijn.
De Rollup
Maar wat nou als je je projecten een tag hebt meegegeven, zoals ‘klanten’ of ‘intern’. En die tag ook wil zien bij de actie?
Dit is de basis van een rollup. Je laat van een database een andere kolom dan de eerste terug komen in een andere database. In het voorbeeld hierboven kies ik ervoor om het origineel, namelijk de tag “klant” of “intern” terug laat komen. Ik kan Notion ook laten rekenen, hoeveel keer bij een project is de tag “klant” bijvoorbeeld. Of zoals in de video ‘hoeveel openstaande acties heb je in een project’.
De rollup instellen
Zoals aangegeven is het belangrijk dat er een relatie is tussen de twee databases. Is dat er nog niet, kijk dan in dit artikel hoe je een relatie legt.
Eenmaal dat gedaan, maak je een nieuwe property met als type ‘rollup’.
Het volgende kun je instellen:
- Type: die staat uiteraard op rollup
- Relation: hier kies je op basis van welke relation je de rollup wil hebben
- Property: welke property wil je terug laten komen
- Calculate: afhankelijk van wat het type van de property is, heb je verschillende opties om er mee te rekenen. Zoals in de video bijvoorbeeld op basis van de checkbox afgerond het aantal openstaande acties. Wil je de tekst zelf laten zien, kies dan voor ‘show original’.
Heel veel plezier met deze toffe functies. Ga er vooral zelf mee spelen.
