Notion kent verschillende instellingen. Hier kom je via het menu in de sidebar en dan -settings & members-. Dit menu lopen we nu helemaal door.

De onderdelen 1 tot en met 6 gaan over je gehele account. Vanaf punt 7 gaat het over je workspace. Wanneer je die meerdere hebt, kun je per workspace deze instellingen naar je wens aanpassen.

1. My account

Onder -My account- kun je een foto uploaden, je naam, e-mailadres en wachtwoord wijzigen. Kies daarna voor -update- en je gegevens zijn gewijzigd. Via -allow support access- kun je, wanneer nodig, Notion mee laten kijken in je omgeving.

Je kunt Notion op je telefoon, computer en tablet gebruiken. Via -log out- log je overal tegelijk uit.

En als laatste je account volledig verwijderen. In dat geval moet je als bevestiging je e-mailadres nog een keer invoeren.

2. My Notifications

In dit onderdeel van de instellingen kun je aanpassen hoe en wanneer je meldingen wil ontvangen. Wanneer je gaat samenwerken in Notion wordt dit met name relevant.

Je kunt kiezen of je op je telefoon (mobile push notifications) of je computer (desktop push notifications) of e-mail (email notifications) wil ontvangen. De laatste optie geeft aan of je ook een e-mail wil ontvangen, terwijl je op dat moment in Notion aan het werken bent (en daar de melding ziet binnenkomen).

3. My connections

Je kunt in Notion een connectie maken met verschillende andere programma’s, zoals Google Drive, Asana en Trello. Hier komen regelmatig nieuwe programma’s bij. Ik hou het uiteraard voor je in de gaten.

4. Language & region

Vooral handig om je week op maandag te laten beginnen in plaats van de standaard op zondag.

5. Settings

Waar je onder 1 je eigen naam in kon vullen, kun je hier de naam van deze workspace kiezen. Als je iemand uitnodigt, zien ze deze naam staan als de omgeving waar ze naar toe gaan.

Bij Icon kies je een logo of afbeelding die past bij deze workspace.

Onder het domein kun je je eigen domeinnaam kiezen. Je kunt met Notion ook een website maken, dan is deze naam relevant. Ook als je een pagina deelt, is de URL zichtbaar. Mijn advies is om altijd en passend domein te kiezen.

Met -Export all workspace content- kun je in 1x alle content exporteren. Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld 1x per maand te doen.

Ditzelfde kun je met de gegevens van de members doen.

En als laatste om de hele workspace te verwijderen (of te verlaten, wanneer je als gast of member toegevoegd bent op een (deel van) een workspace van iemand anders.

6. Members

Zoals aangeven kun je zelf gasten of members toevoegen. Hoeveel je mensen je kan toevoegen is afhankelijk van je gekozen pakket, in dit artikel lees je daar meer over.

Op deze pagina zie je het overzicht van je gasten en members en kun je de rechten bepalen en mensen ook volledig verwijderen van de workpace.

Hier voeg je ook members toe, wanneer dat kan binnen je pakket.

7. Analytics

Dit heb je alleen als bij een business of entreprise pakket. Via deze pagina vind je de belangrijkste statistieken binnen je workspace. Dit zie je overigens alleen als je zelf de owner van de workspace bent. Niet als je als gast of member bent toegevoegd.

8. Plans en billing

Wanneer je een betaald account hebt (of hebt gehad) zie je hier je facturen.

Heb je een gratis account zie je ‘upgrade’. Als je een betaald account hebt, zie je daar ‘plans’ staan.

9. Security & identity

Hier kun je een aantal beveiligingsopties instellen.

10. Connections

Je kunt via API zelf koppelingen maken, onder andere met Zapier.com, make.com en Google Forms. Daarover meer in het pro gedeelte van deze kennisbank.

11. Import

Vanuit verschillende andere tools kun je importeren naar Notion. Daarmee kun je snel je data overzetten. Mijn advies is er wel mee op te letten als je net start met Notion. Omdat de overgang naar een nieuw systeem ook de mogelijkheid biedt om met een schone lei te beginnen. Je wil niet met een valse start beginnen, toch? Maar de optie is er en soms heel handig.