In Notion kun je handig samenwerken met anderen. Dit kan, in de basis, op twee verschillende manieren. Of iemand maakt zelf een (gratis) account aan bij Notion en je geeft ze toegang tot een pagina. Of je deelt een link met de ander. Het nadeel van deze laatste optie is dat de link openbaar is. Wordt hij verder verspreid, dan liggen je gegevens feitelijk op straat.In dit artikel hoe je iemand toegang, als gast, geeft tot Notion, waarbij een account wordt aangemaakt.
Inleiding
Jij bepaalt tot welke pagina iemand toegang heeft. Wanneer je iemand toegang geeft tot een bovenliggende pagina, krijgen ze ook toegang tot de pagina’s die daar onder liggen. Behalve als jij ze handmatig verwijderd van een onderliggende pagina.
Video
1. Welke pagina
Om te beginnen ga je naar de pagina toe waar je iemand toegang tot wil geven.
2. Share
Rechtsboven zie je de knop -share-.
3. Add people, groups or email
Wanneer je daar op klikt, opent een pop-up scherm.
Het scherm verandert iets, maar de balk met add people, groups or email blijft. Daar typ je het e-mailadres is van de persoon die je wil uitnodigen. Heeft iemand al een account bij Notion, dan kun je ook zoeken op naam.
Andersom, als je het e-mailadres intypt en die persoon heeft al een account, zal Notion ook de naam weergeven. Dan weet je zeker dat je de juiste persoon hebt.
4. Bericht toevoegen
Onderaan kun je een eigen bericht toevoegen. Dit is zeker aan te raden, als mensen die je uitnodigt niet weten waarvoor ze uitgenodigd worden.
5. Rechten instellen
Waar je ‘full access’ ziet staan, kun je op het pijltje ernaast klikken, om de verschillende rechten te bekijken en te kiezen
- Full access: daarmee kan de persoon zelf ook mensen uitnodigen
- Can edit: dan kun je bewerken, maar niet delen. Dit kan vanaf het eerste betaalde pakket.
- Can edit content: deze optie heb je alleen als het een database is. De gast kan dan wel de inhoud bewerken, maar bijvoorbeeld niet een filter verwijderen. Maar let op: om de inhoud wel te zien, hebben ze alsnog wel toegang tot de hele database nodig. En ze kunnen bijvoorbeeld wel de verschillende weergaves zien.
- Can comment: alleen commentaar geven, geen pagina’s bewerken
- Can view: alleen meelezen en that’s it
Kies welke rechten iemand mag hebben, door dat aan te klikken.
6. Uitnodigen
Klik op -invite-. Heeft iemand nog geen account, dan krijgen ze een geautomatiseerde e-mail van Notion dat ze uitgenodigd zijn om toegang te krijgen tot een pagina door jou en worden ze stap voor stap geholpen om een account aan te maken.
← Vorig artikel
Volgend artikel →
