Gebruik je Notion voor je taken? Sommige taken komen nou eenmaal vaker terug. Soms dagelijks, sommige wekelijks, andere maandelijks. Je BTW aangifte ieder kwartaal. Als je met taken werkt in Notion, dan kun je natuurlijk een taak die steeds terug komt simpelweg niet afvinken en de datum opschuiven naar de volgende keer dat je het moet doen. Klopt, dat kan. Maar ben je Notion niet gaan gebruiken om minder handmatig te doen? Ja? Dan laat ik je in dit artikel zien hoe je ook terugkerende taken kan verwerken.
De terugkerende taken wil je verwerken in je ‘normale’ takendatabase. Heb je nog geen idee hoe je een takendatabase maakt, lees dan eerst dit artikel.
In dit artikel zit een video met uitleg, in tekst leg ik het stap-voor-stap uit, je kunt de formules gebruiken én een link om het template te dupliceren naar je eigen omgeving. Aan jou de keuze wat je het fijnste vindt.
Voorbeeld
Eerst het voorbeeld met de database in tabel weergave waar we naar toe werken. Zie de afbeelding hieronder.
Video
Dan de uitleg stap-voor-stap om het zelf te doen.
1. Geef ze een eigen label
Om terugkerende acties van andere te kunnen herkennen, en dus later te kunnen filteren, is het handig om hiervoor een eigen tag te kiezen. Dit doe je door een kolom aan te maken, met de eigenschap 'select'. Maak een tag aan die jij handig vindt en dat is geregeld.
2. Laatste keer gedaan
Voeg een kolom toe, met property type: date.
Dit is een eenvoudig datumveld, waarbij je zelf aangeeft wanneer je het voor het laatst hebt gedaan. Niet heel verrassend, maar ja. Ik hou het graag simpel. Heb je een maandelijkse taak, die je steeds op de eerste van de maand doet. Dan staat deze half augustus dus op 1 augustus.
3. Frequentie
Een nieuwe kolom, met property type: number.
Hier vul je de frequentie in aantal dagen in. Dagelijks 1, maandelijks 30 of 31, ieder kwartaal is 90, jaarlijks 365. De frequentie bepaal je uiteraard zelf.
4. Volgende keer
Nu gaan we aan de slag met formules.
Maak weer een nieuwe kolom, deze krijgt de property type: formula.
Wat je doet is de frequentie in aantal dagen toevoegen aan de datum van de 'laatste keer gedaan' en dat omzetten in een datum. Simpel gezegd, 'zondag + 1 = maandag'.
dateAdd(prop("Laatste keer gedaan"),prop("Frequentie"),"days")5. Overdue
Dit is ook een kolom met property type: formula.
Deze is niet per se nodig, maar soms wel handig om te kunnen filteren of sorteren op alle taken die over datum zijn. Wat de formule doet is kijken of de datum van vandaag (now) later is dan de datum van de 'volgende keer'. Met 2 opties, een checkbox aangevinkt of uitgevinkt.
now() > prop("Volgende keer")6. Andere benamingen
Uiteraard kun je zelf andere benamingen gebruiken. In dit stappenplan gebruik ik steeds dezelfde termen, zodat je ze ook in de formules herkent. Kies je voor andere benamingen, dan pas je dat in je formule ook aan.
Als je eerst de formule overneemt en je geeft de kolommen daarna andere namen, dan wordt het in de formules automatisch verwerkt.
