Om je motivatie er goed in te houden, kan een voortgangsbalk goed helpen. Bijvoorbeeld bij je doelen. Je kunt het cijfermatig bijhouden (en dat zul je ook moeten doen), maar een balkje dat steeds verder naar de 100% loopt, geef heel snel een goed beeld. Zo’n balk kun je maken in Notion. Hoe je dat doet lees je in dit artikel. Met alle formules die je nodig hebt en een handig template.
Sinds een update in augustus 2022 kun je Notion zelf ook een voortgangsbalk laten maken. Daarin heb je minder keuzes qua vormgeving, maar is wel sneller. In dit artikel en in het template beide opties, zodat je zelf kan kiezen per situatie wat het beste is.
Hoe ziet zo’n voortgangsbalk eruit?
Waarbij iedere ster staat voor 10%. In het stappenplan ga ik uitleggen hoe je dat ook kan aanpassen naar bijvoorbeeld 5%.
De formules die ik gebruik, daarin zitten ook de namen van de properties. Als je zelf kiest voor andere benamingen, zul je die moeten aanpassen in de formules. Als je ze eerst precies zo overneemt, zoals ik ze benoem en je gebruikt de formules, kun je de properties zelf later aanpassen. Dan wordt de wijziging in de formules automatisch gewijzigd door Notion.
Hieronder in tekst en video hoe je een voortgangsbalk maakt.
1. Een nieuwe database
Je maakt eerst een nieuwe database. Aan jou of je die op een nieuwe pagina zet of als onderdeel van een andere pagina.
2. De verschillende properties
Je hebt in ieder geval de volgende 5 kolommen nodig.
- Een omschrijving: dit is het titel veld en dus automatisch een tekst veld
- Huidige stand: om aan te geven wat je tot nu toe hebt gehaald. Dit is een number property
- Doel: wat je wil halen. Dit is ook een number property
- % doel: dit is een formule. In stap 3 gaan we de formule invullen
- Voortgang: dit is ook een formule, zie stap 4. Hier komt de voortgangsbalk (deze heb je alleen nodig voor de eerste optie, de voortgang zelf met de icoontjes)
De database ziet er dan uit, zoals op afbeelding 2.
3. 1 Formule % doel
Voor de kolom met het % doel, heb je de volgende formule nodig.
round(prop("Huidige stand") / prop("Doel") * 100)Deze formule deelt de huidige stand, door het doel, doet dat keer 100, zodat je een percentage hebt. En rond het af (round).
Door op een vakje onder de titel te klikken, opent zich een pop-up waar je de formule invoert, zie afbeelding 3. De formule kopieer je in het bovenste veld bij ‘type a formula’.
3.2 Formule voor de voortgang
In de kolom voortgang kopieer je onderstaande formule.
if(prop("% doel") >= 100, "✅", if(prop("% doel") >= 90, "★★★★★★★★★☆", if(prop("% doel") >= 80, "★★★★★★★★☆☆", if(prop("% doel") >= 70, "★★★★★★★☆☆☆", if(prop("% doel") >= 60, "★★★★★★☆☆☆☆", if(prop("% doel") >= 50, "★★★★★☆☆☆☆☆", if(prop("% doel") >= 40, "★★★★☆☆☆☆☆☆", if(prop("% doel") >= 30, "★★★☆☆☆☆☆☆☆", if(prop("% doel") >= 20, "★★☆☆☆☆☆☆☆☆", if(prop("% doel") >= 10, "★☆☆☆☆☆☆☆☆☆", if(prop("% doel") >= 0, "☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆", " "))))))))))) + " " + format(prop("% doel")) + "%"Hieronder zie je dezelfde formule, maar opgesplits per regel. De basis van de formule is
als (dit waar is, dan plaatst hij dit, als het niet waar is plaatst hij dit). En dat verschillende keren in elkaar geïntegreerd.
if(prop("% doel") >= 100,
"✅",
if(prop("% doel") >= 90,
"★★★★★★★★★☆",
if(prop("% doel") >= 80,
"★★★★★★★★☆☆",
if(prop("% doel") >= 70,
"★★★★★★★☆☆☆",
if(prop("% doel") >= 60,
"★★★★★★☆☆☆☆",
if(prop("% doel") >= 50,
"★★★★★☆☆☆☆☆",
if(prop("% doel") >= 40,
"★★★★☆☆☆☆☆☆",
if(prop("% doel") >= 30,
"★★★☆☆☆☆☆☆☆",
if(prop("% doel") >= 20,
"★★☆☆☆☆☆☆☆☆",
if(prop("% doel") >= 10,
"★☆☆☆☆☆☆☆☆☆",
if(prop("% doel") >= 0,
"☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆", " ")))))))))))
+ " " + format(prop("% doel")) + "%"3.3. Andere symbolen
In dit voorbeeld gebruik ik sterretjes, gevuld of ongevuld. Op de plek waar deze staan in de formule kun je dit zelf wijzigen naar andere symbolen. Via deze site vind je veel symbolen die je kunt gebruiken. Ook het groene vinkje kun je aanpassen, naar een ander symbool of bijvoorbeeld 10 gevulde sterretjes.
4. Voortgang via ring of bar via Notion zelf
De database die je nodig hebt, is hetzelfde als in stap 1 beschreven. Behalve de formule voor de voortgang. Dus wel: omschrijving, huidige stand, doel en % doel. (In dit voorbeeld heb ik % doel voortgang ring genoemd. Omdat ik ook een voortgangsbar heb.
In dit menu kun je een aantal dingen instellen.
- number format. Als je deze op percent zet, hou er dan rekening mee om de formule zelf aan te passen naar het volgende. In de eerdere formule zat ingebouwd om de uitkomst * 100 te doen, voor het percentage (en via round een afronding). Dat doet Notion nu zelf.
prop("Huidige stand") / prop("Doel")- Show as
- Number: zonder voortgang
- Bar: zoals in afbeelding 1 te zien, het middelste voorbeeld
- Ring: zoals in afbeelding 1 te zien, het rechter voorbeeld
- Color: om de kleur van het gehaalde gedeelte te bepalen
- Show number: hier kun je via de toggle aangeven of je de waarde er zelf ook bij wil tonen of niet
6. Weergave omzetten naar gallery
Je hebt nu een tabel, wanneer je het omzet naar een gallerijweergave, wordt het nog iets visueler. Dit doe je door naast de titel van de pagina (bij fullpage) of van de database (bij inline) te kiezen voor -add a view-. Dan kiezen voor gallery en -create-. Via de 3 puntjes bij de database, kun je dan nog properties verbergen. Zodat alleen de omschrijving en de voortgangsbalk overblijft. Dan ziet het eruit als op
