Hoe kun je je prioriteit berekenen, impact x inspanning

image
Een manier om je prioriteit te bepalen met je acties is de Eisenhower matrix. In de Eisenhower methode kijk je naar hoe belangrijk en hoe urgent een actie is. Wat nou als we de impact en de inspanning bekijken en daaruit de prioriteit laten berekenen? In dit artikel hoe je dat doet in Notion.

1. De basis properties

In een nieuwe of je bestaande actiedatabase, hebben we om te beginnen de volgende properties nodig:

  • Actie, dit is de pagina titel van de actie en automatisch een propertie met type text
  • Impact, type ‘select’ met 3 opties: Laag, Midden, Hoog. Eventueel kun je ze zelf kleuren geven die jij passend vindt
  • Inspanning, hetzelfde als impact.

2. De hulpformules

We willen de prioriteit in een cijfer uit laten drukken, daarvoor zijn 2 hulpformules nodig:

  • formule impact
if(empty(prop("Impact")), toNumber(""), if(prop("Impact") == "Laag", 3, if(prop("Impact") == "Midden", 2, 1)))

Hoe lager de impact, hoe hoger het cijfer.

  • formule inspanning
if(empty(prop("Inspanning")), toNumber(""), if(prop("Inspanning") == "Laag", 1, if(prop("Inspanning") == "Midden", 2, 3)))

Hiervoor geldt, hoe lager de inspanning, hoe lager het cijfer ook.

3. De prioriteit

Nu we via de hulpformules cijfers hebben, kunnen we deze optellen. 

add(prop("Formule impact"), prop("Formule inspanning"))

Prioriteit 1 betekent een hoge prioriteit en hoe meer het cijfer oploopt hoe lager de prioriteit. Uiteindelijk wil je de acties die een hoge impact hebben, maar een lage inspanning zo snel mogelijk doen. Dat zijn je quick wins. Als je met een hoge inspanning, een lage impact hebt, dan heeft het minder prioriteit.

4. Sortering

Nu kun je een sortering aanbrengen op de kolom prioriteit, waardoor de hoogste prioriteiten bovenaan komen te staan.

  • Kies net boven de database voor -sort-
  • Sort by ‘Prioriteit’
  • Kies voor -ascending-, waardoor het laagste cijfer bovenaan komt.
image
image

5. Kolommen verbergen

Vervolgens kun je zelf bepalen welke kolommen je wil zien en welke niet. De hulpformules hoef je sowieso niet in het zicht te hebben. Verbergen doe je door de 3 puntjes rechtsboven de database (via hover zichtbaar). Daar kies je voor -properties- en bepaal je door het oogje aan te klikken welke je zichtbaar wil hebben en welke verborgen.

image

Hieronder de database zoals het er nu uitziet, waarbij ik de kolommen op zichtbaar heb gezet, zodat je alle properties ziet.

image