“Er is één nadeel aan Notion, nu ik dat gebruik Astrid. Nu heb ik ook echt al mijn acties die ik nog moet doen in beeld ;-)”. Hoe kun je prioritering aanbrengen in je acties? Een manier om dat te doen is gebruik maken van de Eisenhower matrix. In dit artikel uitleg over de matrix en hoe je deze in Notion verwerkt.
Wat is de Eisenhower matrix?
De matrix kijkt naar twee zaken, is een actie belangrijk en urgent. Met vier mogelijke kwadranten waar je uit kan komen:
- Doen
- Plannen
- Delegeren
- Elimineren
In geval van doen, betekent in dit geval direct doen, bij plannen dan bepaal je wanneer je het gaat doen. Maar dat hoeft dus niet meteen. Bij delegeren laat je het iemand anders doen en wanneer je op elimineren uitkomt en het dus én niet belangrijk is voor je én niet urgent dan moet je je afvragen of je het eigenlijk wel wil doen. Nou is het nooit zo rigide als dit, maar het geeft wel een goede richtlijn.
Eisenhower in Notion - de juiste properties
Als je de matrix in Notion wil verwerken, waarbij het voor je berekend wordt, welk kwadrant je actie uitkomt, dan hebben we een database nodig met minimaal 4 properties:
- Een omschrijving van de actie, dit is meteen ook de titel van de pagina en standaard een propertie met type text
- Belangrijk met type checkbox. Deze vink je aan wanneer de actie voor jou belangrijk is
- Urgentie met type checkbox. Vergelijkbaar met belangrijk, aanvinken betekent dat het urgent is voor jou
- De uitkomst van de kwadranten, dit is een propertie met type formula.
De Formule om Eisenhower te laten bepalen
De formule die je nodig hebt, is als volgt
if(prop("Belangrijk"), if(prop("Urgentie"), "Doen", "Plannen"), if(prop("Urgentie"), "Delegeren", "Elimineren"))Wil je andere woorden gebruiken in plaats van belangrijk, urgentie, doen, delegeren, plannen en elimineren? Dat kan uiteraard. Als je het slim doet, neem je eerst de woorden exact over zoals ik ze hier gebruik, dan weet je zeker dat de formule goed werkt. Daarna geef je de properties een andere naam en dan wordt het in de formule meteen doorgevoerd.
Hieronder de database, zoals het er dan uit ziet.
| Actie | Belangrijk | Urgentie | Eisenhower |
|---|---|---|---|
Doen | |||
Plannen | |||
Delegeren | |||
Elimineren |
Uitbreiding van de database
Uiteraard kun je de databse uitbreiden, naar eigen wensen. Bijvoorbeeld dat je de acties die op “Plannen” uitkomen, je ook daadwerkelijk een datum aan mee geeft, wanneer je die actie dan wil gaan doen. Of voor delegeren aan wie je het uitbesteed hebt en wanneer je een reactie verwacht. Zo hou jij goed overzicht.
