Notion
Notion Calendar
Notion Mail
Je hebt je week gepland met je acties die je nog wil doen, maar je vergeet je afspraken die je in je agenda hebt staan. Effect, te volle dagen en een onvoldaan gevoel. Door Notion en je Google Calendar met elkaar te synchroniseren via Make.com (aff.) kun je dit oplossen. In dit artikel hoe je dat doet. Het lijkt ingewikkeld, maar als je de stappen goed volgt, gaat het je lukken. Kijk ook zeker de video, om te zien wat ik doe. In tekst zijn alle stappen uitgeschreven. Wil je meer gemak, kies dan om het te doen met Notion Automations (aff.). In dit artikel leg ik uit hoe dat werkt. Voor het gemak betaal je 50 euro per jaar of 5 euro per maand.
Video
1. Accounts aanmaken
Om dit te kunnen doen heb je een Google Calendar nodig en een acount bij Make.com. Heb je dat nog niet, dan is dat de eerste stap. Ik ga in dit artikel niet uitwijden hoe je dat doet, maar volg de stappen van de tools zelf en dan heb je je account.
2. Een nieuw scenario maken
Eenmaal ingelogd in Make, kun je een nieuw scenario maken. Dit kan via de homepage met de button rechtsboven, zie afbeelding 1, of via het linkermenu op scenario en dan dezelfde knop rechtsboven.
3. Een eerste module toevoegen
Make noemt een tool die je inzet als onderdeel van een scenario een module. Als eerst kies je voor Google Calendar als module, door op de grote plus te klikken. In de lijst zoek je Google Calendar. Onderin de pop-up zit een zoekscherm en kun je het intypen.
Eenmaal Google Calendar gekozen, kies je ‘watch events’ als starttrigger.
4. Starttrigger instellen
4.1 Connecten met je Google Account
In het scherm, zoals op afbeelding 2, gaan we nu de connectie maken. Klik op de blauwe -add-, wanneer ze nog niet verbonden zijn. Heb je dat al ooit gedaan, dan kun je via de dropdown kiezen.
- Geef de connectie een voor jou herkenbare naam
- Klik op -save-.
- Log in in het inlogscherm van Google dat verschijnt met het account waar je agenda in staat
- In het scherm waarin je toestemming geeft, zet je alle vinkjes aan.
4.2 Calendar
Heb je meerdere agenda’s binnen je Google Calendar account? Dan kun je hier het juiste kiezen door het dropdown.
4.3 Wacht Events
Hieronder kun je kiezen wanneer de trigger af gaat, op basis van wanneer een event gecreeerd is, bewerkt of op start- of einddatum. Hier kies je voor ‘By Created Date’.
4.4 Deleted events
Deze zet je op ‘nee’. Zodat verwijderde items niet meegenomen worden.
4.5 Query
Kun je leeg laten
4.6 Limit
Hiermee kun je instellen hoeveel items er per ronde dat hij synchroniseert meegenomen worden. Het advies is het niet te hoog te zetten, aangezien het systeem steeds trager wordt.
5. Module Notion
Kies voor het halve maantje rechts aan de module van Google Calendar en klik op -Add another module’.
5.1 Connectie met Notion
Als je nog geen connectie hebt tussen Notion en Make, kies je eerst voor -add-, zie afbeelding 3.
- Kies bij Connection type voor Notion Internal
- Connection name kies je een naam die voor jou logisch is
- Dan de Internal Integration Token, daar maak ik even een apart kopje van om die aan te maken.
5.2 Integration Token in Notion
- Daarvoor ga je naar ‘settings & members’.
- Onder workspace kies je voor ‘integrations’
- Helemaal onderaan zie je ‘develop you own integrations’. Daar klik je op.
- Een website met titel “My integrations” opent
- Kies voor ‘+ New integration’
- Kies een naam voor jezelf
- Kies onder ‘associated workspace’ de workspace in Notion waar de database staat
- Alle instellingen staan standaard goed, logo hoef je niet te uploaden. Dan ziet het eruit als hieronder (behalve dat ik hier geen naam heb ingevuld)
- Kies voor submit
- In het nieuwe scherm zie je dan Secrets
- De code die je nu ziet, is nodig om in Make in te vullen.
5.3 Je database delen met de integratie
Je integratie die je net hebt gemaakt, gaan we nu nog toegang geven tot deze database.
Dat doe je via -share-, rechtsboven in Notion, als je de database open hebt staan.
Kies dan voor invite en kies de integratie met de naam zoals je hem genoemd hebt. Als je hem aangeklikt hebt, klik je weer op invite. De integratie heeft edit rechten nodig.
5.4 Database ID
Iedere pagina en daarmee ook database heeft in Notion een eigen ID. Deze is nodig in Make om de gegevens in de juiste database te plaatsen.
Je kunt deze handmatig invullen.
- Kies dan voor Enter manually
- Ga naar je database en zorg dat je in de originele database bent. Niet op een pagina waar de database inline op staat of via Linked view. Kies daar voor Copy Link in het pagina menu of cmd + L
- Je krijgt dan een hele lange link, zoals in het voorbeeld hieronder. De tekens tussen de slash en het vraagteken zijn de ID. In dit geval dus het oranje gedeelte.
https://www.notion.so/oefenruimte-aranea-advies/2aa36358eeef42c29d01442cb0c8ddc3?v=e31664e92cbf47a1a7db364325e00946
Je kunt het ook laten bepalen, dan is het belangrijk dat je de titel van de database weet.
- Kies dan voor “Select from the list’
- Bij Database ID, kies je voor Search.
- In het pop-up scherm vul je de titel in of een gedeelte
- Klik op -OK-.
- Als het dan goed is, wordt je database ID ingevuld. Twijfel je of je de juiste database hebt, check het dan door de ID handmatig op te zoeken en bijvoorbeeld de eerste en laatste tekens te controleren.
6. De velden bepalen
Nu gaat Make de properties uit je database op halen en kun je deze gaan vullen met gegevens uit je Google Calendar.
- Klik onder Fields op het eerste veld, waarschijnlijk iets van omschrijving of onderwerp. Dit is de pagina titel uit de rij van de database.
- Door in het veld te klikken, opent een pop-up met alle opties die vanuit Google Calendar meekomen en kun je het gewenste gegeven delen door via drag & drop het naar het veld te slepen.
In de afbeelding zie je in het blauw de opties. Als de agenda connectie goed werkt en Make een item heeft gevonden, zet hij erachter wat dat in dat geval zou zijn. In mijn geval, omdat ik nu mijn privé account heb gekoppeld in dit voorbeeld, zie je een hele oude afspraak uit 2007 :-)
Afhankelijk van hoe jij je database hebt ingericht, zie je onder fields andere gegevens en wil je ook andere gegevens van je Google Calendar overnemen.
Let in ieder geval op dat Description de notities zijn van het agenda item. Voor de omschrijving heb je Summary nodig.
- Heb je het ingevuld, zoals je het wil hebben, klik je op -OK-.
7. Planning
Onderaan in Make zie je scheduling staan, zie afbeelding 9.
Via het klokje kun je bepalen hoe vaak en op welke dagen en tijdstippen je wil dat de automatisering draait. In Make werkt het zo dat iedere keer dat hij draait en voor iedere stap die ze zetten een ‘operation’ is. In een gratis account heb je 1000 operations per maand. Om deze reden (en omdat je ook niet 30 nieuwe afspraak op een dag hebt waarschijnlijk!), is mijn advies op werkdagen 1 keer per dag te synchroniseren. Dan ziet de instelling eruit zoals in afbeelding 10. Kijk zelf wat voor jou het beste werkt. Wanneer je 75% en 90% van de operations zit, krijg je ook een mail van Make, dan kun je het ook eventueel aanpassen.
8. Proefdraaien
Het is zo ver, alles staat ingesteld en je kunt op -Run once- klikken. Daarmee gaat de automatisering testen. Zorg dat je een afspraak in je agenda hebt staan, anders kan het niet getest worden. Anders dan bij Zapier, maakt Make geen test data aan, zoals de welbekende Joe Doe.
Worden de woorden van de modules groen en krijg je 2 vinkjes, feest!! Dan werkt het. Onderin zie je nu ook he tlog met als laatste ‘the scenario run was completed’. Werkt het nog niet, zie je daar ook de foutmelding.
9. Zet hem aan
Je hebt onder stap 7 de scheduling ingesteld, nu je proefgedraaid hebt en alles werkt, kun je de automatisering aanzetten. Door de toggle links onder te verschuiven.
Vragen?
Heb je hier vragen over? Plan dan gerust een adviesgesprek in, dan kijk ik met je mee, zodat het ook voor jou werkt.
Inhoud van dit artikel
- Video
- 1. Accounts aanmaken
- 2. Een nieuw scenario maken
- 3. Een eerste module toevoegen
- 4. Starttrigger instellen
- 4.1 Connecten met je Google Account
- 4.2 Calendar
- 4.3 Wacht Events
- 4.4 Deleted events
- 4.5 Query
- 4.6 Limit
- 5. Module Notion
- 5.1 Connectie met Notion
- 5.2 Integration Token in Notion
- 5.3 Je database delen met de integratie
- 5.4 Database ID
- 6. De velden bepalen
- 7. Planning
- 8. Proefdraaien
- 9. Zet hem aan
- Vragen?
