Basis

Pro

Contact

Updates ontvangen?

Om dit te kunnen doen heb je een Google Calendar nodig en een acount bij Make.com. Heb je dat nog niet, dan is dat de eerste stap. Ik ga in dit artikel niet uitwijden hoe je dat doet, maar volg de stappen van de tools zelf en dan heb je je account.

Eenmaal ingelogd in Make, kun je een nieuw scenario maken. Dit kan via de homepage met de button rechtsboven, zie afbeelding 1, of via het linkermenu op scenario en dan dezelfde knop rechtsboven.

Make noemt een tool die je inzet als onderdeel van een scenario een module. Als eerst kies je voor Google Calendar als module, door op de grote plus te klikken. In de lijst zoek je Google Calendar. Onderin de pop-up zit een zoekscherm en kun je het intypen.

Eenmaal Google Calendar gekozen, kies je ‘watch events’ als starttrigger.

In het scherm, zoals op afbeelding 2, gaan we nu de connectie maken. Klik op de blauwe -add-, wanneer ze nog niet verbonden zijn. Heb je dat al ooit gedaan, dan kun je via de dropdown kiezen.

Heb je meerdere agenda’s binnen je Google Calendar account? Dan kun je hier het juiste kiezen door het dropdown.

Hieronder kun je kiezen wanneer de trigger af gaat, op basis van wanneer een event gecreeerd is, bewerkt of op start- of einddatum. Hier kies je voor ‘By Created Date’.

Deze zet je op ‘nee’. Zodat verwijderde items niet meegenomen worden.

Kun je leeg laten

Hiermee kun je instellen hoeveel items er per ronde dat hij synchroniseert meegenomen worden. Het advies is het niet te hoog te zetten, aangezien het systeem steeds trager wordt.

Kies voor het halve maantje rechts aan de module van Google Calendar en klik op -Add another module’.

Als je nog geen connectie hebt tussen Notion en Make, kies je eerst voor -add-, zie afbeelding 3.

Je integratie die je net hebt gemaakt, gaan we nu nog toegang geven tot deze database.

Dat doe je via -share-, rechtsboven in Notion, als je de database open hebt staan.

Kies dan voor invite en kies de integratie met de naam zoals je hem genoemd hebt. Als je hem aangeklikt hebt, klik je weer op invite. De integratie heeft edit rechten nodig.

Iedere pagina en daarmee ook database heeft in Notion een eigen ID. Deze is nodig in Make om de gegevens in de juiste database te plaatsen.

Je kunt deze handmatig invullen.

https://www.notion.so/oefenruimte-aranea-advies/2aa36358eeef42c29d01442cb0c8ddc3?v=e31664e92cbf47a1a7db364325e00946

Je kunt het ook laten bepalen, dan is het belangrijk dat je de titel van de database weet.

Nu gaat Make de properties uit je database op halen en kun je deze gaan vullen met gegevens uit je Google Calendar.

In de afbeelding zie je in het blauw de opties. Als de agenda connectie goed werkt en Make een item heeft gevonden, zet hij erachter wat dat in dat geval zou zijn. In mijn geval, omdat ik nu mijn privé account heb gekoppeld in dit voorbeeld, zie je een hele oude afspraak uit 2007 :-)

Afhankelijk van hoe jij je database hebt ingericht, zie je onder fields andere gegevens en wil je ook andere gegevens van je Google Calendar overnemen.

Let in ieder geval op dat Description de notities zijn van het agenda item. Voor de omschrijving heb je Summary nodig.

Onderaan in Make zie je scheduling staan, zie afbeelding 9.

Via het klokje kun je bepalen hoe vaak en op welke dagen en tijdstippen je wil dat de automatisering draait. In Make werkt het zo dat iedere keer dat hij draait en voor iedere stap die ze zetten een ‘operation’ is. In een gratis account heb je 1000 operations per maand. Om deze reden (en omdat je ook niet 30 nieuwe afspraak op een dag hebt waarschijnlijk!), is mijn advies op werkdagen 1 keer per dag te synchroniseren. Dan ziet de instelling eruit zoals in afbeelding 10. Kijk zelf wat voor jou het beste werkt. Wanneer je 75% en 90% van de operations zit, krijg je ook een mail van Make, dan kun je het ook eventueel aanpassen.

Het is zo ver, alles staat ingesteld en je kunt op -Run once- klikken. Daarmee gaat de automatisering testen. Zorg dat je een afspraak in je agenda hebt staan, anders kan het niet getest worden. Anders dan bij Zapier, maakt Make geen test data aan, zoals de welbekende Joe Doe.

Worden de woorden van de modules groen en krijg je 2 vinkjes, feest!! Dan werkt het. Onderin zie je nu ook he tlog met als laatste ‘the scenario run was completed’. Werkt het nog niet, zie je daar ook de foutmelding.

Je hebt onder stap 7 de scheduling ingesteld, nu je proefgedraaid hebt en alles werkt, kun je de automatisering aanzetten. Door de toggle links onder te verschuiven.

Heb je hier vragen over? Plan dan gerust een adviesgesprek in, dan kijk ik met je mee, zodat het ook voor jou werkt.

Inhoud van dit artikel