Notion

Notion Calendar

Notion Mail

Update: Notion Automations heeft nu 2sync.

Om je Google agenda te synchroniseren met Notion, kun je dit zelf instellen via Make.com. In dit artikel leg ik je uit hoe je dat je doet. Wil je meer gemak? Dan kun je kiezen voor 2sync (voorheen Notion Automations). In dit artikel het stappenplan om dat te regelen. Die is een stuk makkelijker, omdat de ontwikkelaar veel werk voor je gedaan heeft en daar betaal je 84 euro per jaar voor of 108 euro als je het maandelijks betaalt (9 euro per maand). De ontwikkelaar komt uit Frankrijk, waardoor je aan de AVG voldoet hiermee.

Video

1. Start via website

Ga naar de website (https://2sync.com?via=aranea_advies)(aff.) en kies voor de gele button ‘start syncing now’.

2. Connect Google Calendar

Je ziet nu een stappenplan voor je. De eerste stap is het connecten met je Google Calendar.

Klik op -Connect Google Calendar- en je wordt gevraagd in te loggen met een Google Account.

Nadat je je e-mailadres en wachtwoord hebt ingevoerd, wordt je om daadwerkelijke toestemming gevraagd. Zet alle vinkjes aan en ga naar de volgende stap door ‘Continue’ te kiezen.

3. Een database

Je hebt uiteraard een database nodig waar je je agenda in terecht wil laten komen. Dit kan een actiedatabase zijn of bijvoorbeeld een overleggen database. Deze kun je zelf maken of gebruik maken van het template van de ontwikkelaar. Wil je het template van de ontwikkelaar, volg dan die stappen.

En uiteraard moet je database een datum veld (property met type date) hebben, anders wordt het heel lastig om een agenda item op een datum te zetten.

4. Connect Notion

In de eerste stap is de connectie met je agenda gemaakt, nu ga je de connectie met Notion maken.

Klik op -connect- en log in met je Notion inloggegevens.

Heb je meerdere workspaces, kies dan rechtsboven de juiste. Waar je in de afbeelding Astrid ziet staan.

Daarna kies je voor -select pages-.

In het scherm daarna kies je de pagina waar je database op staat. Beperk dit ook tot alleen die pagina.

Dan klik je op de knop -Allow access-.

Je wordt dan gevraagd om de database link. Ga hiervoor naar je database, klik op -copy link- op het pagina menu of {cmd + L}.

Let hierbij op dat je de originele fullpage database te pakken hebt. Doe je dat niet, krijg je ook een foutmelding.

Daarna klik je op -Add database-.

5. Filter gegevens die je niet wil syncen.

Dit kun je nu doen of later. Op deze manier kun je aangeven bijvoorbeeld dat items waar een bepaald woord in zet niet gesyncd worden of alle terugkerende items niet. Je kunt dit ook later nog instellen

6. Link meegeven

Wil je dat de tool automatisch een link naar in agenda item toevoegt en op je Notion pagina de link naar je agenda item, kies dan bij deze stap voor -Yes-. Ik zou dit zeker aanraden, zodat je snel kunt wisselen tussen Notion en je agenda.

7. Testen maar!

Zorg dat je minimaal 1 item in je agenda hebt staan en klik op -Test synchronization-.

Als het allemaal werkt, zie je confetti in beeld! Feest!

Dan kun je kiezen voor -Continue-.

8. Betaling

Werkt het en wil je het blijven gebruiken kun je doorgaan naar de betaalgegevens. Je betaalt zelf of je per maand of per jaar wil betalen. Standaard staat het op per maand. Om per jaar te betalen zet je het vinkje aan bij ‘annualy’.

9. Laatste instellingen

Na je betaling kun je nog een aantal dingen instellen, namelijk:

9.1 Field mapping

Hier kun je de velden uit je agenda met je database verbinden.

Zeker als je meerdere datumvelden hebt, let hier dan goed op dat je de juiste kiest.

9.2 Sync settings

Hier bepaal je tot wanneer je wil dat er steeds gesynced wordt. Zoals je ziet, kijk hij bij mij tot 2 dagen terug en 1 maand vooruit. Zet de tijdzone goed en geef aan of de tool ook toestemming heeft om een event te verwijderen. Standaard staat dit uit, uit veiligheid, ik heb hier wel toestemming voor gegeven en ervaar hier geen problemen mee. Voordeel is dus dat als ik een pagina met agenda item uit Notion verwijder, hij ook uit mijn agenda gaat.

9.3 Filter aanpassen

Onder event filtering kun je je filter vanuit stap 5 aanpassen of uitbreiden.

9.4 Standaard waarden

Hier kun je aangeven wat er standaard aan een agenda item toegevoegd mag worden. Uiteraard moet dit veld dan ook terug komen in je Notion database. Ik heb een categorie met select type gemaakt, met een optie ‘agenda’. Op deze manier zie ik in mijn takendatabase in Notion wat daadwerkelijk agenda items zijn en ik niet zomaar kan verplaatsen.