Je kent misschien wel tools als Zapier, Make of IFTT. Waarmee je acties kunt automatiseren, als dit, dan dat. Dat kan nu ook in Notion zelf. Hoe dat werkt lees je in dit artikel. Je kunt ook de video kijken, daar laat ik ook een aantal toepassingen zien.
Update april 2024: de bliksemflits boven de database is verdwenen. In het databasemenu vind je de automatisering. En een uitbreiding van de acties is erbij gekomen. Je kunt nu een persoon of meerdere personen kiezen die een melding krijgen in een specifieke situatie. Onderaan vind je daarvan een video.
Inleiding
Deze functie is beschikbaar voor verschillende pakketten, namelijk Plus, Business en Enterprise. Heb je een gratis account in Notion, dan heb je hier dus geen toegang tot.
Om het te gebruiken heb je altijd minimaal 1 database nodig.
Waar vind je het?
Boven een database, zie je, als je er met je muis overheen gaat, een bliksemflits. Als deze blauw is, zoals in afbeelding 1, dan is er een automation actief. Je klikt erop om een automation aan te maken of te bewerken.
Een andere manier om hier te komen is via het menu van een database, via de 3 puntjes naast de knop New, dan krijg je het menu zoals in afbeelding 2.
Hoe stel je het in
Als je nieuwe automation start, zie je het scherm zoals in afbeelding 3. Standaard zet Notion er een titel naar met jouw naam erin, zoals je in het voorbeeld ziet. Dit kun je uiteraard aanpassen door de tekst weg te halen en er iets anders neer te zetten.
For pages in
Dan kun je instellen of het voor alle weergaves in de database geldt (any pages in this database) óf alleen voor de pagina’s in de weergave die nu actief is (any pages in this view).
Add trigger
Als starttrigger heb je een aantal opties:
- page added, dan wordt de automatisering geactiveerd bij het toevoegen van een nieuwe pagina
- property edited: afhankelijk van de properties in de database, als een property gewijzigd wordt. Dus bijvoorbeeld van status veranderd
Add action
Als vervolg actie heb je dan de volgende opties:
- Add page to … : daarmee kun je een nieuwe pagina toe laten voegen aan een database naar keuze
- Edit page in … : daarmee wijzig je een pagina in een andere database. Als je hiervoor kiest, kun je een database kiezen en afhankelijk van de properties geef je aan hoe de pagina gewijzigd moet worden. Je verandert meerdere properties door te kiezen voor -edit another property-. Je kunt ook meerdere acties achter elkaar zetten door te kiezen voor het + teken achter ‘do this’.
- Send Slack notification to.. : hiermee wordt er een Slack melding verstuurd. Zorg er dan wel voor dat je Slack account geconnect is met Notion.
- Edit property: daarmee verander je een property in dezelfde database als de starttrigger.
Voorbeeld in stappenplan
Laten we voor dit voorbeeld een automation maken, waarbij de ‘datum afgerond’ wordt ingevuld op de dag dag de status naar ‘done’ gaat.
