Je kon al langer een ‘template button’ gebruiken. Daarmee voegde met 1 druk op de knop een nieuw blok toe. Dat kon een volledig nieuwe pagina zijn, verschillende blokken onder elkaar. Van alles. Maar…. je kon geen rij daarmee aan een database toevoegen. En dat kan nu wel met de nieuwe button functie. En nog veel meer. Daarmee is de ‘oude’ template button vervallen. Of beter, geïntegreerd in deze nieuwe functie. Alles over de button (in het Engels) of knop (in het Nederlands) vind je in dit artikel. Onderaan het artikel vind je een video met de volledige uitleg.
Inleiding
Met een button kun je verschillende stappen achter elkaar automatiseren. Dat is handig voor bijvoorbeeld het snel toevoegen van vaste acties bij een bepaald type project. Maar een button is ook heel handig om bijvoorbeeld medewerkers een vraag te laten stellen, waarbij alle vragen in een database uitkomen bij het management. En zo zijn er nog heel veel mogelijkheden te bedenken met deze button functie.
Hou er rekening mee dat je per button ‘beperkt’ bent tot 100 stappen. Per stap heb je een aantal opties, die ik je hieronder uitleg.
Onderaan het artikel vind je een video waarin ik alles rond het blok ‘button’ laat zien.
Nieuwe button toevoegen
Je voegt een nieuwe button toe door de / te typen, waardoor je het menu met alle blokken krijgt, daar kies je voor button. Je kunt het versnellen door button ook te typen.
Per stap heb je een aantal opties, die ik je hieronder uitleg.
Insert blocks
Dit is de ‘oude’ template button functie. Het handigste
Add page to …
Hiermee kun je items aan een database toevoegen. Je kiest eerst in welke database het terecht mag komen. Daarna kun je alle properties toevoegen die in die database voor komen. Afhankelijk van het type property heb je verschillende opties, bijvoorbeeld bij ‘datum’, die automatisch op vandaag komt.
Deze optie kun je goed gebruiken om snel een overleg aan te maken, een taak, een contentidee. Grote voordeel, het kan op iedere willekeurige plek in je workspace en hoeft dus niet in de buurt bij die database.
Werk je met templates in je database? Dan kun je per stap ook aangeven welk template ingeladen mag worden. Zoals in de afbeelding hieronder te zien, bij ‘as Empty’. In dit geval wordt dus een lege pagina ingeladen.
Edit pages in…
Hiermee kun je bestaande items in je database wijzigen. Ik heb dit bijvoorbeeld zelf bij een klant gebruikt, zij heeft een zomerbar waar ze veel bestellingen voor moet doen. Zij houdt haar voorraad bij en hoeveel ze nodig heeft. Daarna wordt uitgerekend hoeveel ze van ieder artikel moet bestellen. Zodra ze het bestelt heeft, drukt ze op de button en wordt de voorraad en hoeveel ze nodig heeft weer leeg gehaald, zodat ze bij een volgende ronde weer verder kan. Voor haar werkt dit perfect.
Je kunt met filters werken om te bepalen welke gegevens daadwerkelijk aangepast mogen worden.
Andere handige toepassing hierbij is om in een team iemand aan te laten geven, dat ze het gelezen hebben. Dan kies je bij de person property voor ‘person who clicked button’. Of je laat zo mensen aanmelden voor een borrel of ander event.
Show confirmation
Hiermee kun je een pop-up tevoorschijn laten komen, waarbij je twee opties hebt: stap verder bij akkoord en stoppen bij niet akkoord. Je kunt de acties zelf niet veranderen, alleen de tekst die iemand te zien krijgt. Vooral handig als je een pagina deelt met mensen die niet verder bekend zijn met Notion.
Open page
Spreekt voor zich denk ik, hiermee kun je een pagina openen. Deze is in ieder geval handig om op het einde te zetten na (verschillende) ‘add page to’ acties. Je kunt zelf aangeven of je de pagina dan in center peek, side peek of fullpage wil laten openen.
Bij iedere vervolgstap, kun je aangeven bij ‘select database’ of het gaat om de pagina die in een vorige stap is aangemaakt.
